La industria hotelera y en general la industria de viajes es global por naturaleza; para participar en ella y tener algo de éxito se hace necesario llegar a potenciales clientes en todo el mundo, o al menos en algunos países desde donde suelen venir viajeros hasta nuestro destino. Esto ha sido así desde siempre, sin embargo hoy en día, gracias a las tecnologías de información y comunicación, se hace cada vez más fácil contar con una buena distribución.
Uno de los problemas más básicos en esto de la distribución es cómo crear incentivos para que los agentes de viajes vendan nuestro producto desde los rincones más lejanos del mundo. Se hace necesario poder pagar comisiones a agencias de viajes en todo el mundo, cosa que implica el tránsito internacional de divisas con los consiguientes costos de transacción.
Permítanme ilustrar este punto con un ejemplo: Supongamos por un minuto que somos los dueños de un hotel en 
Frutillar, el Cinco Robles (espero que no les moleste a los dueños de este hermoso hotel).
Un día un cliente de una agencia de viajes en Katmandú entra en la agencia porque quiere viajar a Frutillar por tres días. El agente entra en Sabre, Amadeus, Worldspan o Galileo (el que tenga instalado en su agencia), y le reserva el boleto de avión desde Katmandú hasta Puerto Montt nuestro el hotel, el Cinco Robles por tres noches. El boleto de avión se lo emiten en la agencia. El hotel no se puede emitir, de modo que el agente le avisa al cliente que él deberá pagar su auto y hotel en Chile, y le da el código de confirmación de las reservas que le hizo.
Supongamos que el Cinco Robles cuesta alrededor de US$50 por noche y paga un 20% de comisión a agencias de viaje. Por lo tanto este agente se ha ganado US$30 de comisión por hacer esa reserva por tres noches. La verdad es que si no tiene un trato directo con algún intermediario o con el Cinco Robles (imagínense cuántos clientes entran a una agencia en Katmandú y terminan tomando una reserva en el Cinco Robles), es bien poco probable que algún día vea esos US$30.
La excepción es la de las aerolíneas y existe sólo porque la IATA (International Air Transport Association) tiene un Clearing House, donde todos los que participan en la venta de pasajes aéreos reportan todas sus ventas en un proceso conocido como BSP (Billing and Settlement Plan). Un dato no menor es que el hecho de que exista un ente único al que todos reportan y a través de quien fluyen todas las platas del negocio aéreo reduce el flujo real de divisas a la quinta parte, reduciendo drásticamente los costos de transacción en el negocio aéreo.
Por desgracia, no existe la IATA de hoteles.
Por lo tanto, si queremos que nuestro hotel se venda en todos los rincones del mundo, debemos tener una buena distribución, con algún sistema eficiente que asegure al agente de viajes que va a recibir sus comisiones. Idealmente además sin que nosotros tengamos que enviar un giro internacional por los US$30. Tradicionalmente esto se soluciona usando tour operadores emisivos y receptivos. Ellos conectan a las agencias de viajes con los proveedores y se encargan de canalizar los flujos de divisas y comisiones. Hoy existen también sistemas que permiten conectarnos con puntos de venta en todo el mundo a través de un único intermediario.
En Hotelería, el ámbito de la distribución es el que se encarga de:
- Definir, junto con Revenue Management, la estrategia de canales (qué tarifas e inventario vender en qué canales)
- Disponibilizar todo el contenido en los GDS, OTAs y en todos los canales que la estrategia del hotel lo requiere
- Tarifas con sus condiciones, reglas, períodos de aplicación.
- Inventario; cantidades de habitaciones disponibles, reservadas, bloqueadas, etc. por fecha y los controles de Revenue Management para cada categoría noche (tarifas disponibles, cerradas y límites de estadías min/max)
- Descripción del hotel con sus fotos, amenidades, atracciones, etc.
- Minimizar los costos de distribución
- Asegurar que toda la información queda almacenada en el Sistema Hotelero (PMS)
- Deben existir sistemas o procesos para que las reservas y cancelaciones se reflejen en el PMS
Como pueden ver, un área bastante relevante en el mundo de hoy. Además hoy en día existen opciones nuevas y muy tecnológicas para hacer esto en forma eficiente. Sobre esto vamos a conversar en un artículo más adelante.
